De 3 essentiele stappen om je kantoor op orde te houden

Rust, reinheid en regelmaat zijn de 3 termen die ouders al jaar en dag te horen krijgen wanneer hun baby is geboren.  Je kleintje functioneert het beste wanneer er op een rustige manier met hem/haar wordt omgegaan, in een schone omgeving en met voeding en slaap op regelmatige tijden.

Wil je je kantoor op orde krijgen en effectief werken, kijk dan eens hoe deze drie aspecten in jouw werkwijze vertaald zijn.

 1)    Tijd

De tijd die je aan je werk besteed is over het algemeen een vast gegeven. Je baas wil je 40 uur op kantoor zien, je hebt met jezelf afgesproken dat je per week 24 uur in je eigen bedrijf werkt  en voor je privé administratie heb je een uur per week nodig. Het is aan jou hoe je deze tijd zo goed mogelijk indeelt en benut.

Hoe beter je je dag plant, hoe effectiever je wordt. Wanneer je niet weet wat je die dag zult gaan doen, wordt je geleefd door wat er voorbij komt. Via email, facebook, telefoontjes of een collega die binnen stapt, krijg je steeds nieuwe informatie en taken binnen. Aan het eind van de dag heb je een hoop gedaan, maar ben je niets opgeschoten en is je takenlijst vaak alleen maar langer geworden.

Vraag jezelf dus goed af:  wat wil je aan het eind van de dag gedaan hebben, wat staat er in je agenda, en welke taken heb je op je takenlijst staan? Een effectief voorbeeld van het werken met doelen, een agenda en een takenlijst vind je hier.

2)    Overzicht

Aan een opgeruimd bureau ben je het meest productief. Veel mensen beweren dat ze alleen kunnen werken bij chaos, dat ze precies weten waar alles ligt, en dat ze houden van hun stapels, helaas is niets minder waar. Chaos om je heen is chaos in je hoofd.  Je bent veel tijd kwijt met zoeken (want dat stuk lag toch niet onderop stapel  1, maar midden in stapel 2) en je blik kan niet ongestoord afdwalen. En juist dit ongestoorde afdwalen bevordert heel erg je creatieve denkproces.

Wanneer er niets anders op je bureau ligt dan de spullen waar je op dat moment mee bezig bent kun je je volledig focussen op deze taak. Al het andere geeft ruis. Je wordt afgeleid en bent lang niet zo creatief als dat je zou willen zijn. Daarnaast zijn al je paperassen en kantoorbenodigdheden op de juiste plaats opgeborgen, dus je kunt blindelings vinden wat je nodig hebt.

Voor het archiveren van je papieren en het opbergen van je kantoorbenodigdheden zijn legio systemen, maar het begint bij jouw bedrijf.   Welke papieren heb je dagelijks nodig (dus binnen handbereik), welke minder vaak en welke 1x per jaar. Welk systeem werkt handig voor je;  ben je een ‘ordner-mens’, houd je van postbakjes  of wil je liever hangmappen omdat er snel informatie in- en uitgehaald moet kunnen worden.  Wat is de informatie stroom binnen je bedrijf.  Werk je achter je bureau of op locatie bij de klant. Wanneer je voor jezelf op al deze vragen een antwoord hebt, kun je je eigen overzichtelijke administratie opzetten.

3)    Werkvolgorde

Om je tijd goed in te kunnen delen is het van belang dat je de werkvolgorde kent.  Wanneer je eerst je tanden gaat poetsen om vervolgens tandpasta op je tandenborstel te smeren, zal iedereen je raar aankijken, maar in ons werk doen we dit continue.

Hoe werk je nu?  Wanneer je bv 6 klanten moet bellen, en je blokt daar een uur voor in je agenda, kan het zijn dat je iedereen gesproken hebt, maar daarna geen tijd meer hebt voor de verwerking, omdat je moet rennen voor een vergadering.  Wanneer je 4 dagen later een gaatje hebt om de gesprekken te verwerken, kan het zijn dat je cruciale informatie niet meer weet.

Hoe zou je bovenstaand voorbeeld  efficiënter in kunnen delen?  Stel, je weet dat je voor iedere klant 10 minuten nodig hebt voor het gesprek en 10 minuten voor de verwerking in het dossier, dan weet je dat je de volgende keer 2 uur in je agenda dient te blokken, plus een kwartiertje onvoorzien, voor als 1 van de gesprekken uitloopt.

Wees in je werkvolgorde heel realistisch met de tijd. Hoe vaak zeggen we niet ‘dat doe ik wel even’  of ‘ dat zoek ik wel even voor je uit’. Je hersenen geven die taak dan 5 a 10 minuten, terwijl je er in het echt een halve dag mee bezig bent. Heb je vervolgens 4 van deze taken, dan denk je hoofd ‘binnen een uurtje klaar’, terwijl je in realiteit 2 dagen bezig bent. Kortom frustratie over de nooit eindigende to-do-lijst.

Zet eens een realistische tijd achter al je taken, en tel deze tijden nu eens bij elkaar op. En, hoeveel uren heb je staan?  Hoeveel dagen heb je daarvoor nodig? Nu weet je precies waar je frustratie vandaan komt!

En nu?

Nu is het aan jou om eens kritisch naar jou omstandigheden te gaan kijken! Zelfs als je al een goed eind op weg bent valt er hier en daar nog best wat aan te scherpen. Blijf bij jezelf en je doelen en blijf scherp op verbeteringen!

Hoe zit het met jou beschikbare tijd, je invulling van deze tijd en wat geef jij prioriteit?

• Waar heb je al overzicht van je werkzaamheden en waar absoluut nog niet?
• Hoe is je werkvolgorde in je verschillende taken, logisch of van de hak op de tak?

Ik ben benieuwd wat bovenstaande voor jou betekent in je werkzaamheden?

En heb je het gevoel dat je wel wat ondersteuning kan gebruiken? Neem dan vrijblijvend contact op om te bespreken wat ik voor je kan betekenen!